การจัดเอกสารที่ดีไม่ได้หมายถึงเพียงมีไฟล์ครบ แต่ต้องรู้ว่าแต่ละไฟล์มาจากไหน เป็นฉบับใด ตรวจเมื่อใด และยังมีประเด็นใดต้องให้ผู้มีหน้าที่หรือผู้เชี่ยวชาญยืนยัน
ข้อมูลผู้เกี่ยวข้อง
เตรียมเอกสารระบุตัวตนหรือเอกสารนิติบุคคลตามบทบาทของผู้เกี่ยวข้อง รวมถึงข้อมูลผู้รับมอบอำนาจเมื่อมี เอกสารส่วนบุคคลควรส่งผ่านช่องทางที่เหมาะสมและให้เฉพาะผู้ที่จำเป็นต้องใช้
ข้อมูลและเอกสารของทรัพย์
รวบรวมเอกสารที่แสดงรายละเอียดทรัพย์ แผนผัง รายการพื้นที่หรือสิ่งปลูกสร้าง และข้อมูลส่วนกลางเมื่อเกี่ยวข้อง ใช้สำเนาเพื่อการเตรียมงานเท่านั้น และให้หน่วยงานหรือผู้เชี่ยวชาญตรวจเอกสารต้นฉบับตามขั้นตอนจริง
เงื่อนไขที่ตกลงกัน
บันทึกราคา ขอบเขตทรัพย์ รายการที่รวมอยู่ กำหนดเวลา หน้าที่ของแต่ละฝ่าย และเงื่อนไขที่ต้องสำเร็จก่อนขั้นต่อไป ข้อความที่มีผลผูกพันควรให้ผู้เชี่ยวชาญตรวจและให้คู่สัญญายืนยัน
รายการตรวจความสอดคล้อง
เปรียบเทียบชื่อ ตัวเลข วันที่ ที่อยู่ และรายละเอียดทรัพย์ระหว่างเอกสาร หากพบข้อมูลต่างกัน ให้ทำเครื่องหมายว่าเป็น CONFLICT และขอคำยืนยันจากแหล่งที่มีอำนาจ ห้ามแก้หรือสรุปเองจากความน่าจะเป็น
ทำทะเบียนเอกสารสั้น ๆ
สร้างรายการชื่อเอกสาร วันที่ได้รับ แหล่งที่มา สถานะการตรวจ และผู้รับผิดชอบขั้นต่อไป วิธีนี้ช่วยลดการใช้ไฟล์ผิดฉบับและทำให้เห็นเอกสารที่ยังขาดได้ทันที